GED
Parâmetros Gerais do GED
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- Parâmetros gerais - Documentos
Para utilizar os recursos do GED em nossa plataforma, é necessário que sejam configurados alguns parâmetros. Dentre eles, os principais são:
- Utiliza GED
- Usa estrutura do GED
Dessa maneira, o armazenamento de anexos de processos e qualquer tipo de arquivo será feito dentro da estrutura do GED.
- Modo de Armazenamento: É recomendado que seja utilizado Disco Rígido, desse modo serão evitados problemas com performance e tamanho excessivo do banco de dados.
- Caminho: Deve ser informado o diretório onde os documentos serão salvos.
- Compactar arquivo:
- Inserir somente documentos de extensões cadastradas: Arquivos incluídos nas extensões cadastrados em Organização > Extensões.
- Tamanho máximo: Tamanho máximo dos arquivos suportados
- Visualizar arquivos em PDF: Abre os arquivos PDF no navegador
GED no Portal
Em desenvolvimento
GED com processos BPM
Tipos de documentos
Todos os anexos incluídos no sistema DOX (Estúdio e Portal) precisam ser vinculados a um tipo de documento. Para cadastrar esses tipos, acesse:
- DOX Estúdio >
- Módulo Organização >
- Cadastros >
- Documentos >
- Tipos de documentos.
Para efetuar o cadastro, não é necessário nada além de uma descrição. Porém é interessante trazer a informação dos campos de 'Processo revisão', 'Processo aprovação' e 'Processo exclusão' que são opcionais.
Nesses campos é onde você vincula os processos BPM's que serão executados após uma desses ações. No cadastro de processos BPM, aba 'Eventos' é disponibilizado eventos simples relacionado a esses campos.
- GED - Aprovar revisão
- GED - Aprovar publicação / Reprovar
- GED - Aprovar exclusão
Exemplo:
- Crie um tipo de documento com um processo BPM vinculado no campo 'Processo exclusão'
- Acessando GED no portal, inclua um arquivo
- Vincule o tipo de documento criado
- Clique no arquivo e 'Excluir'
A situação do arquivo irá mudar para 'Aguardando exclusão', ou seja, uma instância do processo vinculado no tipo de documento já foi iniciado e apenas quando for finalizado é que o arquivo será excluído!
Criação de Pasta
Criação de pasta Portal
- Acesse Portal >
- Aba 'Documentos' > 'Novo'
- Atualmente apenas a descrição já basta para criar a pasta no portal
Criação de pasta Estúdio
- Acesse DOX Estúdio
- Aba 'Organização'
- Documentos
- Pastas
Assim como no portal, para realizar o cadastro da pasta apenas a descrição é suficiente. No entanto, existem outros campos no estúdio que o usuário pode utilizar para melhor gestão e organização das pastas do GED.
- Pasta Pai: Ao vincular uma pasta pai, a ordem em que essa pasta é apresentada no portal muda.
- Classificação: Pensando em hierarquia, é semelhante a ordem da pasta pai, mais comumente utilizada para processos de gestão. Este campo não se limita a números inteiros, é possivel criar classificações em texto também.
Evento de Processo BPM
A criação de pastas via processo BPM depende do evento de sistema 'GED - Criar pasta'. Semelhante ao cadastro dentro do DOX Estúdio, solicita apenas a descrição; as informações de Pasta Pai ou Classificação são opcionais e podem ser levadas por variável ou fixo.
